Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

MindLike UG (haftungsbeschränkt)
Kurhessenstraße 3b, 63075 Offenbach am Main, Deutschland
Telefon: +49 69 257 297 430
E-Mail: hello@alkaio.com
Vertreten durch die Geschäftsführer Abdul Wahed Hemati und Tolga Uslu
Registergericht: Amtsgericht Offenbach am Main, HRB 50940

Datenschutzbeauftragter: Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen für eine Benennungspflicht (§ 38 BDSG) nicht vorliegen. Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter hello@alkaio.com.

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website, unseres Kundenkontos sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der DSGVO, insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung), lit. b (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen) und lit. f (berechtigte Interessen).

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten, für die die MindLike UG als Verantwortliche entscheidet – insbesondere von Websitebesucher:innen, Interessent:innen und registrierten Kund:innen. Soweit wir personenbezogene Daten im Auftrag unserer Kund:innen verarbeiten (z. B. Daten der Endkund:innen, die über den WhatsApp AI Sales Agent unserer Kund:innen kommunizieren), handeln wir als Auftragsverarbeiter. Für diese Verarbeitung ist die jeweilige Kundin bzw. der jeweilige Kunde datenschutzrechtlich verantwortlich; die Einzelheiten regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO (siehe Ziffer 13).

3. Bereitstellung der Website und Server-Logs

Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst unser Hosting-Anbieter automatisiert Daten und Informationen vom System des aufrufenden Geräts. Erfasst werden:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL)
• Verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners

Die Datenverarbeitung erfolgt zur Gewährleistung der Funktionsfähigkeit der Website sowie zur Sicherstellung der Systemsicherheit (Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind, spätestens nach 14 Tagen.

Unsere Website und die Plattform werden auf einem dedizierten Server der STRATO AG (Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin) in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben. Mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Zur Auslieferung der Website und zum Schutz vor Angriffen setzen wir das Content Delivery Network von Cloudflare, Inc. (101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA) ein. Aufrufe unserer Website werden über die Server von Cloudflare geleitet; dabei verarbeitet Cloudflare insbesondere die IP-Adresse des anfragenden Geräts, um die Auslieferung abzusichern und zu beschleunigen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren und leistungsfähigen Bereitstellung unseres Angebots). Für Übermittlungen in die USA gelten die Standarddatenschutzklauseln der EU-Kommission und/oder die Zertifizierung unter dem EU-US Data Privacy Framework.

4. Registrierung und Kundenkonto

Für die Nutzung unserer Plattform können Sie ein Kundenkonto anlegen. Bei der Registrierung erheben wir die von Ihnen angegebenen Daten, insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Unternehmens- und Kontaktdaten sowie Zugangsdaten. Im Rahmen der Registrierung bestätigen Sie unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen und nehmen diese Datenschutzerklärung zur Kenntnis.

Zweck der Verarbeitung ist die Bereitstellung, Verwaltung und Abwicklung des Nutzungsverhältnisses. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen). Die Daten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert und nach dessen Beendigung gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (insbesondere handels- und steuerrechtlicher Art) entgegenstehen.

5. Vertragsabwicklung und Zahlungen

Zur Abwicklung unserer kostenpflichtigen Leistungen (Abonnements/laufende Nutzungsentgelte) verarbeiten wir die zur Vertragsdurchführung und Abrechnung erforderlichen Daten (u. a. Bestands-, Vertrags- und Abrechnungsdaten). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die Zahlungsabwicklung erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland („Stripe“). Die im Rahmen des Bezahlvorgangs erhobenen Zahlungsdaten (z. B. Name, Rechnungsanschrift, Zahlungsmittel) werden von Stripe verarbeitet. Stripe ist insoweit eigenständig Verantwortliche bzw. unser Auftragsverarbeiter, je nach Verarbeitungsvorgang. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Stripe unter https://stripe.com/de/privacy. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie unser berechtigtes Interesse an einer sicheren und effizienten Zahlungsabwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Rechnungs- und Buchungsdaten bewahren wir zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO, § 257 HGB) für die gesetzlich vorgeschriebenen Zeiträume (in der Regel 6 bzw. 10 Jahre) auf.

6. Kontaktaufnahme per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, werden Ihre Angaben zwecks Bearbeitung der Anfrage sowie für den Fall von Anschlussfragen gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrages gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen). Wir löschen die Daten, sobald Ihre Anfrage abschließend bearbeitet wurde und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Für den Versand von System- und Transaktions-E-Mails (z. B. Registrierungsbestätigungen, Benachrichtigungen) sowie für unsere geschäftliche E-Mail-Kommunikation setzen wir Google Workspace/Gmail der Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) als Auftragsverarbeiter ein.

7. Kommunikation über WhatsApp und den AI Sales Agent

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, mit unserem WhatsApp AI Sales Agent „alkaio“ zu interagieren. Die WhatsApp-Kommunikation erfolgt über die WhatsApp Business Platform (Cloud API), die von der WhatsApp Ireland Limited bzw. Meta Platforms Ireland Limited (4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland) bereitgestellt wird. Beim Starten einer Unterhaltung über den bereitgestellten QR-Code, Link oder die Telefonnummer verarbeitet Meta Ihre personenbezogenen Daten (insbesondere Ihre Telefonnummer sowie Metadaten der Kommunikation). Details zur Datenverarbeitung durch WhatsApp entnehmen Sie bitte den Datenschutzrichtlinien von WhatsApp unter https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.

Die Kommunikation über die Cloud API ist nach dem Stand der Technik verschlüsselt. Nachrichteninhalte werden von der Cloud API nur vorübergehend (in der Regel höchstens 30 Tage) und – soweit die lokale Speicherung aktiviert ist – in Rechenzentren innerhalb der EU bzw. in Deutschland gespeichert. Die von Ihnen im Chat bereitgestellten Informationen verarbeiten wir zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Bereitstellung unserer Leistungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Inhalte werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Bearbeitung der Anfrage oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist.

Zur Erzeugung der automatisierten Antworten setzen wir KI-Dienste ein (siehe Ziffer 8).

8. Einsatz von KI-Diensten

Zur Bereitstellung des AI Sales Agent und zur Erzeugung automatisierter Antworten verarbeiten wir Chat- und Kontextinhalte mit Hilfe von KI-Sprachmodellen folgender Anbieter, die für uns als Auftragsverarbeiter tätig werden:

• OpenAI, L.L.C. (USA) bzw. OpenAI Ireland Ltd.
• Anthropic PBC (USA)
• Google (Google Ireland Limited / Google Cloud, Vertex AI)

Soweit hierbei eine Übermittlung in die USA erfolgt, ist diese durch geeignete Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO abgesichert (EU-Standarddatenschutzklauseln und/oder Zertifizierung unter dem EU-US Data Privacy Framework). Die eingesetzten Anbieter verarbeiten die Inhalte ausschließlich weisungsgebunden zur Erbringung der Leistung und nicht zum Training eigener Modelle. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Automatisiert erzeugte Inhalte können fehlerbehaftet sein; eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

9. Eingebettete Dienste

Auf dieser Website werden Google Fonts lokal eingebunden. Beim Abruf der Seiten werden keine Daten an Google übertragen. Externe Links zu Drittanbietern (z. B. WhatsApp, Social-Media-Profile) führen zu deren Websites, für deren Inhalte und Datenschutzbestimmungen die jeweiligen Betreiber verantwortlich sind.

10. Datenempfänger und Auftragsverarbeiter

Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nur, sofern dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder Sie in die Weitergabe eingewilligt haben. Zur Erbringung unserer Leistungen setzen wir sorgfältig ausgewählte Auftragsverarbeiter ein, mit denen Verträge nach Art. 28 DSGVO bestehen. Hierzu gehören insbesondere unser Hosting-Anbieter STRATO AG (Serverstandort Deutschland), Cloudflare (Content Delivery Network), Meta/WhatsApp (Cloud API), die vorstehend genannten KI-Anbieter, der Zahlungsdienstleister Stripe sowie unser E-Mail-Versanddienst. Eine aktuelle Übersicht der eingesetzten Auftragsverarbeiter stellen wir im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrags bereit (siehe Ziffer 13).

11. Drittlandübermittlung

Soweit im Rahmen der vorstehend beschriebenen Verarbeitungen personenbezogene Daten in ein Drittland außerhalb der EU/des EWR (insbesondere in die USA) übermittelt werden, stellen wir ein angemessenes Datenschutzniveau sicher. Dies erfolgt entweder auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO, einschließlich der Zertifizierung von Empfängern unter dem EU-US Data Privacy Framework) oder auf Grundlage der Standarddatenschutzklauseln der EU-Kommission nebst ergänzenden Schutzmaßnahmen (Art. 46 DSGVO).

12. Speicherdauer

Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Speicherungszwecks erforderlich ist oder sofern dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in Vorschriften, denen wir unterliegen, vorgesehen wurde. Nach Wegfall des Speicherungszwecks oder Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht.

13. Verarbeitung im Auftrag (Auftragsverarbeitung)

Soweit wir als Anbieter der Plattform „alkaio“ personenbezogene Daten im Auftrag unserer Geschäftskund:innen verarbeiten (z. B. Daten der Endkund:innen, die über den WhatsApp AI Sales Agent kommunizieren), erfolgt dies auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlich für diese Verarbeitung ist die jeweilige Kundin bzw. der jeweilige Kunde. Der AVV wird mit Registrierung und Abschluss des Nutzungsvertrags Vertragsbestandteil und ist unter https://alkaio.com/dpa.html abrufbar.

14. Ihre Rechte

Sie haben das Recht:

• Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO),
• Löschung zu verlangen (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen (Art. 18 DSGVO),
• Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen (Art. 21 DSGVO) sowie
• Datenübertragbarkeit zu verlangen (Art. 20 DSGVO).

Sofern Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

15. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Zuständig ist insbesondere der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (https://datenschutz.hessen.de).

16. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen Manipulation, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

17. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand vom 6. August 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Website oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Seite.